基幹システムとは？ ERPとの違いやメリットや導入方法、ポイントを解説

基幹システムとは？

基幹システムは、企業活動を進める上で不可欠な業務システムの総称です。システム分類の一つに、SoR（System of Record）、SoE（System of Engagement）というものがありますが、このうち基幹システムはSoRに属します。SoRとは、何かと公的な性格を持っている企業の活動を、いつでも参照できるよう記録しておくシステムのことをいいます。

ただ、一口に基幹システムといっても、この言葉でカバーされる範囲は業種業態によって微妙に異なります。財務会計システムや人事管理システムのように、どの企業にも普遍的に存在し、記録の意味合いの強いものもあれば、特定の業種業態においてのみ基幹システムとみなされ、日々の活動を行うために拠り所となっているものもあります。製造業界における生産管理システム、小売業界のEDI（電子商取引）システム、保険業界における契約管理システムなどがそれに当たります。

基幹システムとERP・情報系システムとの違いとは？

企業情報システムには、基幹システムのほかにERPや情報系システムと呼ばれるものもあります。これらはそれぞれどう違うのでしょうか。
　基幹システムは、上記でも触れたように、企業にとって重要な活動を推進するため、また記録するために利用するものです。コンピュータが登場して間もない時代、基幹システムの多くは企業で自社開発されました。自社開発の利点は、自社の意向や強みに合わせて自由に作りこめることです。しかし、自由に作りこめるがために、客観的に見ると非効率といえる機能を盛りこんだり、次々要望を受け入れていった結果複雑化したりすることもあります。メンテナンスも自社で担わなければならず、法改正や事業環境の変化に合わせて、遅れを取ることなく対応し続ける必要があります。現在では、特定の基幹システムを単体で提供するパッケージ製品も広く普及しています。
これに加えて登場したのが、ERP（Enterprise Resources Planning）と呼ばれる基幹業務パッケージ製品でした。これはベンダー1社が複数の基幹システムを包括的に提供するというものです。ベンダーによって提供システムの詳細は微妙に異なります。開発においては、世界中のすぐれた企業の管理手法を学んだ上で、“ベストプラクティス”を採用。また、システム間でデータベースを共有するという特有の仕組みもあります。その結果、導入企業は業務の標準化が実現するとともに、利用に専念できるため管理の簡素化も図れます。自社の商習慣に合わせたカスタマイズも可能ですが、合わせすぎるとバージョンアップの際に再び多大な開発が必要になります。

ERPとは？

一方、情報系システムというのは、基幹系システム以外のシステムの総称です。基幹システムからデータを抽出して種々の分析を行うシステムもあれば、マーケティング活動を行うためのシステムもあります。前の段落で紹介したシステム分類では、SoEに当たります。顧客や取引先との結びつきを強化するためのシステムであると認識され、近年多くの企業が構築に力を入れています。具体的なシステムは、たとえば最近ではAI活用が話題になっているように、時代の潮流につれて変化していきます。これも情報系システムの特徴の一つです。
なお、メールシステムやグループウェアといった、企業内で用いられるコミュニケーション基盤なども情報系システムに含まれます。

基幹システムを導入するメリット

業務の標準化・効率化が図れる

前項で触れたとおり、長く企業活動を営めば、その企業ならではの商習慣や社風が生じます。それが業務上、他社にない強みとなることもありますが、どこかにムダ・ムリ・ムラが生じて、知らぬ間にビジネスの足枷となることもあります。パッケージシステムとして完成された基幹システムは、多くの企業からすぐれた管理手法が採用されています。そうした製品・サービスに業務を合わせることで、自ずと標準化・効率化が図れます。特に、財務会計や人事管理など、他社と競争が生じない領域の業務においては、パッケージシステムの導入に大きなメリットがあります。

法律や制度変更への迅速な対応が可能になる

基幹システムを自社で構築する場合、それぞれの業務に関係した制度や法律が変更になるたびに、自ら改修しなければなりません。これは時間もコストがかかる作業で、企業にとって負担の大きいものです。しかし、パッケージを導入すれば、こうした変更対応はベンダーが担ってくれるため、企業は利用に専念することができます。

業務の可視化や意思決定の迅速化が実現する

業務をシステム上で動かすことによって可視化が実現します。それまで一部の担当者の頭の中だけで理解されていた業務状況も広く共有でき、必要な関係者の間で全容がつかみやすくなります。また、意思決定に必要な情報がデータで提供されるため、経験や勘に頼ることなく、迅速に正しいアクションが取れるようになります。

基幹システムが対応している業務の種類

会計システム

財務管理システムや財務会計システムなどと称されることもあります。大きくは企業の会計管理を担うシステムを指します。制度会計、管理会計、経営管理などを実現する機能があり、さらにそれらの下位機能で、一般会計、売掛金管理、買掛金管理、固定資産管理、間接費管理、原価管理、連結決算、業績評価などの業務を行います。

人事管理システム

企業の人事に関するデータを包括的に取り扱うシステムです。業務の内容としては、勤怠管理、労務管理、人事情報管理、組織管理、評価管理などがあります。勤怠・労務管理の流れから給与管理を伴うことも多く、人事給与システムと称される場合もあります。近年は、AIやビッグデータで人材の適正配置や退職予兆を分析するHRテック ソリューションも話題を集めています。

生産管理システム

製造業において、モノづくりを行う際に必要になる業務を総合的に管理するシステムです。その業務内容は、需要予測から、生産計画、調達計画、工程管理、原価管理、在庫管理、品質管理に至るまで多岐にわたりますが、化学工業のようなプロセス製造か、自動車製造のような組み立て製造かといった違いによっても、その詳細は大きく違ってきます。

販売管理システム

注文を受けてから、商品を届け、対価を受け取るまでに生じる情報と商品、お金の流れを統合的に管理するシステムです。具体的には、見積作成、受注処理、出荷、納品、検収、請求、入金などの業務があります。最新の売上高情報が格納されているシステムであり、生産管理システムや会計システムなど、他の基幹システムとも大きく関わります。

EDI（電子商取引）システム

EDIとは、Electronic Data Interchangeの頭文字3つを取った略称です。これは、商取引のためのデータを、通信回線を使って、標準的な規約に基づきコンピュータ間で交換する仕組みです。一定ボリューム以上の商取引を日常的に行う企業にとってはまさに基幹システムといえ、EDIなくして日々の取引業務は回らないというほどに必要不可欠のシステムです。

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配送管理システム

物流業界にとって、基幹システムといえるのが配送管理システムです。配送計画や配送状況などをこのシステム上で一元管理します。これにより効率化を行うことはもちろんですが、業務品質の向上により、車両コストや燃料コスト、人件費などを最適化し、コスト削減を図ることも重要だと考えられています。

基幹システムを導入する際のポイント

可用性が十分に考慮されたシステムを選ぶ

基幹システムは、文字どおり企業活動の中心となるシステムです。業務によっては、それなくしてはまったく仕事にならないという場合もあります。そのため、導入に当たっては、システムで提供される可用性やデータ保護の仕組みを十分に見極める必要があります。実績のあるシステムなら、SLA（Service Level Agreement）が公表されていることでしょう。そのSLAの値を見て御社の要件を満たしているかどうか判断してください。SLAが不明であったり、データ保護の仕組みが十分でないという場合は、自社で冗長性を補完する必要があります。
また、ビジネスはいつでも成長する可能性があります。将来的にスケールアップやスケールアウトできる構造であるかどうかについても確認しておきたいものです。

セキュリティが強固なシステムを選ぶ

残念なことに、情報システムに対するサイバー攻撃は、凶悪化、高度化の一途をたどっています。機密情報を格納する基幹システムは、攻撃者にとって格好の標的となります。ユーザー認証やアクセス制御の仕組み、暗号化機能やその強度などを入念にチェックし、「これなら安全に利用できる」と納得できた製品・サービスを選択しましょう。また、システムのみに頼るのではなく、従業員のセキュリティリテラシー向上などにも注力しましょう。

本質的な業務改革をめざせるシステムを選ぶ

基幹システムの選択は、企業にとって業務改革を実行する大きなチャンスです。しかし、人というものは慣れ親しんだ業務のやり方に惹かれがちで、それを否定するのはなかなか難しいものです。あまりに現場の意見を聞きすぎると、小さな改善しか実現できないかもしれません。だからといってトップの一存で決めてしまうと、導入しても使われないシステムになる危険性があります。検討の際には、すべての利害関係者を巻きこんでしっかりベクトル合わせを行い、業務の標準化や効率化という観点で最善のシステムを選択する必要があります。

もう一つ、つけ加えておきたいことがあります。最近のシステムは、オンプレミス型、クラウド型、SaaS型とサービス提供形態がさまざまあるということです。
オンプレミス型は、自社でサーバーを調達して、そこに購入したソフトウェアをインストールして利用するシステムを指します。思うようにカスタマイズしやすい半面、システムを所有するため、ハードウェア、ソフトウェアの運用管理が発生します。
一方、クラウド型は、パブリッククラウドやプライベートクラウド上に、自社が購入したソフトウェアをインストールして利用するもの、SaaS型はクラウド上でサービスとして展開されているソフトウェアを利用するものです。前者は、ソフトウェア購入という初期コストがかかりますが、ハードウェアを持たない分、運用管理の軽減が図れます。後者については、機能に制限はあるケースが多いものの、導入コストを抑制でき、運用管理からも解放されます。
時代の潮流としてはクラウドへのリフト＆シフトが進みつつありますが、どのサービス提供形態を選ぶかは、御社で解決したい経営課題や情報システム環境によるといえるでしょう。

オンプレミスを選ぶにせよ、クラウドを選ぶにせよ、基幹システムを導入するなら、ぜひ同時に検討しておきたいテーマがあります。それは「基幹システム間の連携をどのように実現するか」、また「その周辺のシステム、SFAやCRM、経費精算の連携をどうするか」です。今日はAI活用時代、この取り組みの進化に、基幹システムをはじめとする周辺システム間の迅速かつ柔軟なシステム連携、データ連携は不可欠です。“後付け”で構築すると、構成が複雑になりがちで、時間やコストもよけいにかかってしまいます。あらかじめデータ連携基盤を想定して、シンプルで拡張性の高いグランドデザインを描くことをお勧めします。