OCRとは？種類や文字認識の仕組み、メリットを紹介！

OCRの意味や機能とは？

OCRとは、Optical Character Recognitionの略称で、画像やスキャンされた文書から文字を読み取り、デジタルテキストに変換する技術です。日本語では光学文字認識と呼ばれています。従来、紙に書かれた文字をデータとして利用するためには、人が読み取ってコンピュータに入力する必要がありました。これは効率が悪く、時間のかかる単調な作業でした。OCRを活用すると、紙の文書や画像内の文字をデジタル化し、コンピュータ上で編集・検索・保存・表示できるようになります。手書きアンケートや申込書のデータ化、車両のナンバープレートの読み取り、紙の書籍の全文検索など、さまざまな用途で利用されています。

OCRが文字認識する流れ

OCRによる文字認識は、以下のような流れで行われます。

1．スキャリング

OCRプロセスの最初のステップで、スキャナーやカメラを使用して物理的な文書や画像をデジタル形式に変換します。これにより、後続の解析や認識が可能になります。

2．レイアウト解析

文書内のテキストブロック、段落、画像、表などの構造を特定し、各要素の位置と関係を解析します。このステップを踏むことで、文書全体の構造を理解し、正確な文字認識が可能になります。

3．認識第1ステップ -行の切り出し-

文書内のテキスト行を個別に抽出する作業です。各行の文字認識が効率的に行えるようになります。

4．認識第2ステップ -文字の切り出し-

各行から個々の文字を抽出していきます。これによって文字ごとの認識を行う準備が整います。

5．認識第3ステップ -文字認識-

抽出された個々の文字をデジタル文字に変換する作業です。これには、パターン認識や機械学習アルゴリズムが使用されます。

6．フォーマット出力

認識された文字データを指定された形式（例：テキストファイル、PDF、Excelなど）に変換し、保存または表示する作業です。

OCRを活用する5つのメリット

OCRの活用には多くのメリットがあります。ここでは、代表的な5つのメリットを紹介します。

1．データ入力の手間を省ける

手動でのデータ入力作業を回避することができます。また、紙の文書や画像から自動的にテキストを抽出可能になるため、時間を節約できます。特に、大量の文書を扱う業務においては、OCRの導入により効率が飛躍的に向上します。また、手動でのデータ入力はミスが発生しがちでしたが、それをなくせるため、データの正確性も向上します。結果として、業務プロセス全体の効率化が図れ、人はより価値の高い業務に集中できるようになります。

2．データの検索が可能になる

紙の文書や画像内のテキストをデジタル化できるため、全文検索が可能になります。これにより、必要な情報を迅速かつ効率よく検索してたどりつけるようになり、業務のスピードと効率が向上します。たとえば、契約書や報告書などの重要な文書をデジタル化することで、特定のキーワードやフレーズで簡単に該当箇所に到達できます。本来目的とする業務の効率が非常に向上し、ビジネスのスピードが高まります。

3．書類を効率的に修正できる

紙の文書や画像内のテキストをデジタル化し、編集可能な形式に変換できるため、書類の修正や更新が容易になります。たとえば、既存の文書をOCRでテキスト化し、間違いがある箇所、書き換えたい箇所のみ迅速に修正するといったことが行えます。これらが実現することによって、手書きや印刷された文書の修正作業が大幅に効率化されるため、業務スピードが向上します。

4．保管スペースを削減できる

紙の文書をデジタル化することで、物理的な保管スペースを削減できます。具体的には、オフィススペースを有効に活用できたり、倉庫を維持するコストを削減できたりします。特に、大量の文書を扱う企業においては、デジタル化によるスペース節約効果は多大なものがあります。また、デジタルデータはクラウドストレージなどに保存することでできるため、大規模な自然災害への備えにもなります。

5．データの変換・再利用が可能になる

デジタル化したテキストは、他の形式に変換して再利用することが可能になります。たとえば、スキャンした文書をテキストファイルやPDFに変換し、他のシステムやアプリケーションで利用することができます。データの一貫性が保たれるとともに、業務プロセスの効率化が図れます。また、デジタルデータは容易に共有・配布できるため、社内外の組織とのコラボレーションを円滑に推進できます。

OCRはなぜ活用すべき？

OCRの活用が求められる主な理由を紹介します。

1．情報へのアクセススピードを飛躍的に高められる

OCRを活用することで、紙の文書をデジタル化すれば、検索可能なデータベースに変換することができ、必要な情報を迅速に検索・取得できるようになります。

2．情報の鮮度を維持できる

情報をリアルタイムに近いスピードでデジタル化できるとともに、いつでも修正可能になるため、常に最新のデータを保持し、情報の鮮度を維持できます。

3．ペーパーレスを大幅に促進する

紙の文書をデジタル化できることで、物理的な保管スペースを削減でき、結果としてペーパーレス化を大幅に促進できます。

4．人を単純作業から解放する

手動でのデータ入力作業を自動化できるため、従業員を単調で単純作業から解放し、より価値の高い業務に集中してもらうことができます。

図１　処理時間と処理量でみた手動とOCRの効率比較（挿入したメディアドライブの棒グラフのような図）

OCRソフト・ツールを選定する際の比較基準

OCRソフトを導入する際は、単に文字を読み取れるかだけでなく、自社の業務に適した機能を備えているかを総合的に確認することが重要です。OCRには、紙帳票のデジタル化に特化したものから、AIを活用して手書き文字や非定型帳票に対応できるものまで、さまざまな種類があります。導入後の効果を高めるため、データの出力方法や既存システムとの連携性、認識精度などを事前に比較・検討しましょう。

抽出データの出力フォーマット（CSV・API連携など）

OCRで読み取ったデータは、その後どのように出力・活用できるかが重要です。CSVやExcel形式でエクスポートできるかに加え、自社の既存システムと連携できるかを確認しましょう。RPAツールや会計ソフト、販売管理システム、基幹システムなどとAPI連携できれば、OCRで取得したデータを自動で登録・処理できます。データ入力の削減にとどまらず、業務プロセス全体の自動化につながるため、業務効率化の効果を高められます。

手書き・印刷文字の読み取り（認識）精度

OCRを選定するうえで重要な比較基準が、文字認識率です。印刷された活字だけでなく、手書き文字やかすれた文字、レイアウトが統一されていない非定型帳票を正確に読み取れるか確認する必要があります。AI-OCRは、従来のOCRでは認識が難しかった手書き文字や複雑な帳票への対応を強みとしています。ただし、認識精度は帳票の種類や記載状態によって異なります。本格導入前に無料トライアルやPoC（概念実証）を行い、自社で実際に使用する帳票を使って、認識率や修正作業の量を検証しましょう。

OCR機能を導入する（使うとき）の注意点

OCRは業務効率化やペーパーレス化に役立つ一方、導入前に確認すべき注意点もあります。期待する効果を得るには、認識精度の限界、情報セキュリティ、費用対効果を確認し、自社業務との適合性を検証することが重要です。

まず、OCRの認識精度は向上していますが、100％正確に読み取れるとは限りません。手書き文字、汚れやかすれのある書類、複雑なレイアウトでは誤認識が発生する場合があります。読み取り後に人が確認・修正する工程も想定し、実際の帳票で必要な精度を得られるか検証しましょう。

次に、情報セキュリティ対策の確認です。OCRで処理する書類には、顧客情報や契約情報などの機密データが含まれることがあります。クラウド型OCRを利用する場合は、通信・保存データの暗号化、アクセス制御、ログ管理、データの保存場所や保持期間などを確認しましょう。自社のセキュリティポリシーや関連法令への適合性も重要です。

さらに、費用対効果の検証も欠かせません。OCRの導入には、ライセンス費用、初期設定費用、運用費用などがかかります。導入コストだけでなく、削減できる入力工数、確認・修正にかかる時間、人的ミスの低減効果を含めて評価しましょう。対象帳票の量や処理頻度を基に、導入前後のコストと作業時間を比較することが大切です。

これからの「AI OCR」

OCR分野では、近年AIを取り入れた「AI OCR」も注目を集めています。AI OCRのメリットは多岐にわたります。まず、手書き文字や複雑なフォントの認識精度が向上する点が挙げられます。従来のOCR技術では難しかった手書き文字の認識も、AIの導入により高精度で行えるようになりました。次に、文脈を理解した文字認識が可能になる点です。AIは文脈を解析し、誤認識を減少させることで、より正確なテキスト変換を実現します。また、処理速度の向上も大きなメリットです。AIの高速処理能力により、大量の文書を短時間でデジタル化できます。さらに、AI OCRは学習機能を持っており、最初の文字認識精度が低かったとしても、使用するたびにAIが学習していくために精度が向上していく点も魅力です。最後に、多言語対応も容易になります。AIは複数の言語やフォントに対応できるため、国際的な業務にも適しています。加えて、業務システムと連携させたり、クラウドサービスを創造できるなど、拡張性にも富んでいます。

OCRの活用事例

OCRを活用して業務を効率化した事例を紹介します。

固定資産管理の業務効率を向上　メーカーC

メーカーCでは、経理部の固定資産管理において、新規資産の登録を手作業でシステムに入力していました。しかし、資産数は月間数百に上ることがあり、多大な時間と労力がかかっていました。同社は資産情報をOCRで取り込むことを決断、これによって経理部はデータ入力から解放されました。また、実際の資産保有状況とシステム上の情報保有状況の間でほぼタイムラグがない状態になりました。

OCR処理からデータ連携まで管理するなら「OCRtran」

OCRtranは、帳票や取引書類などの紙文書をデータ化し、変換・システム連携まで自動化するツールです。 データ受信から変換・システム連携までを自動化し、手作業削減と文書データの安全な管理を促進します。

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まとめ

OCRは、紙の文書や画像に含まれる文字をデジタルデータに変換し、入力、検索、編集、保存、システム連携を効率化する技術です。製品を選ぶ際は、文字認識精度だけでなく、CSV・Excelへの出力やAPI連携、手書き文字・非定型帳票への対応、情報セキュリティ、導入後の費用対効果まで確認することが重要です。無料トライアルやPoCで実際の帳票を検証し、自社業務に適したOCRまたはAI-OCRを選定しましょう。

OCRで読み取ったデータを既存システムへ連携し、業務全体を自動化したい場合は、DALの「OCRtran」もぜひご検討ください。