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タスク管理をうまく行うには?注意点や方法、おすすめの管理ツールも紹介!

最終更新日:2024/07/17 タスク管理をうまく行うには?注意点や方法、おすすめの管理ツールも紹介!

タスク管理の「タスク」とは、仕事を成し遂げるために必要な業務や作業を細分化したものです。このタスクに優先順位や締切日を設定して管理することで、毎日の仕事を効率的にすすめることができます。この記事ではタスク管理をうまく行うための注意点や具体的な方法について解説します。

INDEX

  1. タスク管理とは
  2. タスク管理が上手い人の特徴
  3. タスク管理を上手に行うための4つのポイント
  4. タスク管理ツールを導入する4つのメリット
  5. チーム向けのおすすめタスク管理ツール8選
  6. 個人向けのおすすめタスク管理ツール4選
  7. タスク管理ツールはPlacul(プラカル)がおすすめ
  8. まとめ

タスク管理とは

タスク管理とは、個人やチームが仕事を効率的に進めるための手法です。
タスク管理では、具体的な作業を「タスク」とし、それらを整理・計画・実行・評価するという流れを作ります。整理では、タスクの内容と優先度を明確にします。計画では、タスクの実行順序と期限を設定します。実行では、計画通りにタスクをこなします。評価では、タスクの進行状況や結果を確認し、必要に応じて計画を見直します。これにより、仕事の見通しを良くし、時間を有効に使うことができます。タスク管理は、個人の作業効率向上だけでなく、チーム全体の生産性向上にも寄与します。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理と似ている言葉にプロジェクト管理があります。どちらも仕事を効率的に進めるための手法ですが、そのスコープと目的が異なります。プロジェクト管理は、予算や納期、品質といった特定の目標を達成するために必要な全てのタスクを統合的に管理します。これには、リソースの配分、リスク管理、品質管理などが含まれます。
また、裁量権にも違いがあります。プロジェクト管理は基本的にプロジェクトマネジャーに委ねられ、ほかのメンバーはその指示に従う形となります。一方、タスク管理はタスクを担う個々のメンバーに任せられるため、個人の裁量が大きいといえます。

タスク管理が上手い人の特徴

タスク管理が上手い人の具体的な特徴を挙げると次のようになります。

  • タスクを見える形にすることができる
  • タスクの優先順位を決められる
  • タスクの量と範囲、それにかかる時間を把握できる
  • スケジュールに余裕がある
  • 作業効率が高い

タスクを見える形にすることができる

タスク管理が上手い人は、業務のToDoリストや可視化ツールなどを用いて、自分がやるべきタスクを視覚的に把握しやすい状態にしたうえで仕事に臨んでいます。タスクを見える形にすることで、やらなければならないタスクの漏れなども防ぐことが可能です。
「今、自分が何をすべきか」「次に何をすべきか」「明日は何をすべきか」といったことが見えやすくなるため、焦ることなく、余裕を持って仕事に取り組むことができます。

【Placul(プラカル)のスケジュール・タスク管理画面例】

Placul(プラカル)のスケジュール・タスク管理画面例

タスクの優先順位を決められる

複数タスクを並行して進める場合や、大きめな規模のタスクを細分化して進める場合、それらに優先順位をつけることができるのもタスク管理が上手い人の特徴のひとつです。優先順位が正しくつけられれば、どのタスクから着手すべきかを明確にすることができるため、常にゴールを見据えて業務に取り組むことができます。また、優先順位を正しくつけることで緊急度の高いタスクを見極めやすくなり、納期や重要度なども考慮して業務をこなすことができます。

タスクの量と範囲、それにかかる時間を把握できる

タスク管理が上手い人は、担当するタスクを終えるためにどれだけの時間や工数が必要かといった、タスクの量と範囲を把握しています。例えば、過去の経験した類似タスクから判断し、そのタスクをこなすため必要な時間を認識したうえで仕事に取り組むことができます。タスクの優先度に加え、時間や工数を量的に把握することで、自身の業務全体のスケジュールを明確にすることができるため、効率的にタスクをこなしていくことができます。

スケジュールに余裕がある

どのような業務であっても、不測の事態というのは起こりえます。業務において、何かしらのトラブルが発生すると、スケジュールを再策定しなくてはならず、タスクの優先順位も変わってきます。しかし、現状のタスクの優先度や工数、スケジュールを見えるようにしておけば、スケジュールを再策定する余裕ができます。そのうえで、必要があればチームのメンバーの助けを得たり、逆にトラブルが発生しているメンバーを支援したりすることもできます。

作業効率が高い

タスクを見える形にし、優先順位を正しくつけ、適切なスケジュール進行をすることで、効率良く業務を進めることができます。タスク管理をして業務効率化を図ることは、業務の品質を高めることにつながります。

タスク管理を上手に行うための4つのポイント

タスク管理が上手い人になるための4つのポイントについて解説します。

  • タスクをリスト化して見える形にする
  • タスクの工数を把握し、適切にスケジューリングする
  • タスク管理ツールを積極的に利用する
  • 他のメンバーのタスクも考慮に入れる

1. タスクをリスト化して見える形にする

最初のポイントは、自分がやるべきことを見える形にすることです。まずは、自分が担当するタスクに関して、やるべきことを書き出してみましょう。特に、複数のタスクを並行して進めていくような場合は、併せてそれぞれのタスクのスケジュールや規模、そのタスクをこなすために必要な時間も書き出します。そうすると、スケジュールを守るためにはどのタスクからこなしていくべきか、優先順位もつけやすくなりますし、タスクの見落としもなくなります。

2. タスクの工数を把握し、適切にスケジューリングする

タスクに対してスケジューリングを行う際、不測の事態が発生することも想定し、余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。業務においては、トラブルなどが発生し、スケジュールに遅れが生じることも少なくありません。そうした不測の事態発生とその対処時間を最初から織り込んだスケジューリングを心掛けることが、タスク管理を上手に行うためのポイントです。

3. タスク管理ツールを積極的に利用する

タスク管理を上手に行うには、タスクやスケジュールを管理するビジネスツールを積極的に活用していくことも大事なポイントです。こうしたツールを活用することで、業務プロセスの可視化やタスクの優先順位付けなどが簡単に行え、さらにタスクの進行状況なども視覚的に見やすい形に整えることができます。こうしたツールを用いる際は、共有機能を備えているかという点も考慮するといいでしょう。例えば、チームでタスク状況やスケジュールを共有することで、より高度なタスク管理を行えるようになります。

4. 他のメンバーのタスクも考慮に入れる

プロジェクトなどに参加している場合、チームメンバーと相互的に歩調を合わせながら個々のタスクを進めていくような場面もあるでしょう。例えば、大規模なシステム開発プロジェクトでは、機能ごとにプログラム作成の担当を割り振ります。このような場合、自分に遅れが生じると、近接する機能を担当する他のメンバーのタスクにも影響を与える可能性があります。また、他のメンバーのタスクに遅れが生じた場合、自分のタスクへの影響を最小限にとどめるためにできることを検討したり、遅れが生じているタスクの進行を補助したりといったスケジュールも立てやすくなります。自分だけでなく、常にほかのメンバーのタスクの進行状況なども頭に入れながら仕事を進めていくことも、タスク管理を上手に行うポイントです。

タスク管理ツールを導入する4つのメリット

近年、「タスク管理ツール」を導入する企業が増加していますが、なぜ注目を集めるようになったのでしょうか。タスク管理ツールを導入することで得られる主なメリットとして、以下の4つが挙げられます。

  • チームメンバーのタスクを見える形にする
  • 業務の複雑化を防ぐ
  • 生産性の高い業務に集中できる
  • 知見を蓄積できる

1. チームメンバーのタスクを見える形にする

タスク管理ツールが注目される背景の1つとして、リモートワークをはじめとする「多様な働き方の普及」が挙げられます。チームメンバー全員と顔を合わせるのが当たり前だった従来の働き方と比較して、綿密なタスク管理の必要性が増したのです。タスク管理ツールを導入すると、どこにいるメンバーでも「いま何をしているのか」がわかるため、対応の抜け漏れをはじめとするトラブルを回避できます。管理者視点では、各メンバーの業務量を把握でき、タスクの割り振りが最適化されるでしょう。特に営業部門のような、外回りや内勤営業によってメンバーが異なる場所で業務を行うことが多い組織では、タスク管理ツールの重要性が増します。

2. 業務の複雑化を防ぐ

タスク管理ツールを導入すると、プロジェクトごとやカテゴリごとにタスクを整理して管理できるようになります。任意の担当者のみを招待する機能も搭載されているため、情報量過多によるメンバーの混乱を防ぐ効果もあります。タスク管理をエクセルで行う場合、更新に時間がかかることや、スマホ画面では見づらいことがネックになるでしょう。専用ツールは視認性にも優れており、やるべきことをひと目で把握可能なため、外出時やリモートワーク時も効率を落とすことなく業務に集中できるのです。ただ、複数の部門を横断して顧客に関連したタスクを管理したい場合は、CRMツールと比較検討しましょう。

3. 生産性の高い業務に集中できる

タスクを整理するのは重要ですが、ここに費やす時間は「仕事のための仕事」の時間ですから、できるだけ削減すべきです。タスク管理ツールは、エクセルやスケジュール帳などと比較して、やるべきタスクの整理に時間がかかりません。タスク整理の時間を減らすことができるため、チームの生産性を向上させる業務にリソースを集中できます。タスク管理ツールが時間あたりの労働生産性を高め、残業削減に貢献する可能性もあります。

4. 知見を蓄積できる

タスク管理ツールには日々の業務タスクが蓄積していくため、過去の情報が知見となります。知見は仕事をするうえでの財産となりえます。過去に成功した業務のタスクを参照し「いつ」「誰が」「どのくらいの時間をかけて」「どのような内容の」準備をしたのかを確認することで、成功の再現性を高めることに役立つでしょう。検索機能を使うと参照したいタスクがすぐに見つかるため、過去情報を参考にしつつ効率的に業務を進行できます。なお、営業組織のタスク管理や知見の蓄積には、SFA(営業支援システム)ツールと比較検討しましょう。

チーム向けのおすすめタスク管理ツール8選

タスクには個人で作業を行う「個人タスク」とチームで作業を担う「チームタスク(グループタスク)」があります。まず、チーム向けタスク管理ツールの代表的なものをご紹介します。

Redmine

Redmineはエンジニア向けに開発されたタスク管理ツールで、ITリテラシーの高いメンバーが在籍するチームに向いています。オープンソース・ソフトウェアなのでオンプレミスで運用するのも、クラウドで運用するのも、自由に選べます。タスク管理以外には時間管理やWikiなど、Web開発をスムーズに進める機能が搭載されています。

公式サイト https://redmine.jp/
おすすめ動画解説 https://www.youtube.com/watch?v=-i7fdQRFjig&t=82s
主要な機能 ・ToDoリスト
・ガントチャート
・コメント
・ファイル添付
・ワークフロー
・ロードマップ
・Wiki
・チケット(追跡管理)
クラウド版月額料金 スタンダード(S)プラン
1,000ユーザー/容量200GB
8,000円
ミディアム(M)プラン
1,000ユーザー/容量400GB
14,000円
ラージ(L)プラン
2,000ユーザー/容量800GB
28,000円
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Asana

Asana はタスクやプロジェクトを一元管理するための企業向け仕事管理ツールです。計画、プロセス、ステータスを関係者全員がクラウド上でリアルタイムに把握することができます。タスクの作成や追加、期日設定、担当割り当てなど使いやすいインターフェイスでチームや個人の生産性を加速します。大きな特徴としてはアプリの連携数の多さが挙げられます。

公式サイト https://asana.com/ja
おすすめ動画解説 https://www.youtube.com/watch?v=D7Xiti02LhU&t=106s
主要な機能 ・ToDoリスト
・カンバン
・ガントチャート
・ワークロード
・コメント
・ファイル添付
・検索
・レポート
・ポートフォリオ
 
月額料金 Basic (15ユーザー) 無料
Premium 1,200円/ユーザー
Business 2,700円/ユーザー
Enterprise 要問合せ
左右にスクロールして見れます

Backlog

Backlogは多機能でUIが優れている国産ツールです。本来はウェブやソフトウェア開発のタスク管理を意図したツールですが、使いやすさから多くの業種・職種で活用されています。Backlogの特徴的な機能のひとつ「バーンダウンチャート」は開発期間と残タスク量を視覚化できる機能です。他にもタスクの分岐や流れを視覚化する「Gitネットワーク」という機能が備わっています。

公式サイト https://backlog.com/ja/
おすすめ動画解説 https://www.youtube.com/watch?v=Fk2E6R0K_XY&t=19s
主要な機能 ・ToDoリスト
・カンバン
・ガントチャート
・バーンダウンチャート
・Gitネットワーク
・コメント
・ファイル添付
・Wiki
月額料金 スタータープラン
30ユーザー/容量1GB
2,700円
スタンダードプラン
容量30GB
17,600円
プレミアムプラン
容量100GB
29,700円
プラチナブラン
容量300GB
82,500円
左右にスクロールして見れます

Jira

Jiraは開発者のタスク管理ツールとして広く認知されています。本来はエンジニア向けの製品ですが、拡張機能が豊富に用意されているため、マーケティングやビジネスオペレーションに使うことも可能です。とはいえ、開発のタスク管理がメインになるため、開発以外の部門や全社で活用することを検討する場合には、他のツールと比較するのが良さそうです。

公式サイト https://www.ricksoft.jp/atlassian/jira/
おすすめ動画解説 https://www.youtube.com/watch?v=XYLjV0e6dvM&t=2s
主要な機能 ・ToDoリスト
・カンバン
・バーンダウンチャート
・コメント
・ファイル添付
・検索
・レポート
・ワークフロー
クラウド版月額料金 Free 無料
Standard 10,120円~
Premium 19,910円~
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Trello

Trelloは直感的なカンバン機能をメインにした定番のタスク管理ツールでタスクの状況をひと目で把握できます。多くの外部ツールとの連携も可能です。メンバー数・カンバン(カード)数は無制限に追加でき、無料プランで活用できる幅が広いことが特徴です。

公式サイト https://trello.com/ja
おすすめ動画解説 https://www.youtube.com/watch?v=AyfupeWS0yY&t=3s
主要な機能 ・ToDoリスト
・カンバン
・ガントチャート
・ワークフロー
・マップビュー
・コメント
・ファイル添付
・検索
・レポート
 
月額料金 Free
容量10GB/ファイル
無料
Standard
容量250GB/ファイル
5ドル/ユーザー
Premium
多くの追加機能が提供
10ドル/ユーザー
Enterprise
ワークスペース無制限
17.5ドル/ユーザー
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Wrike

Wrike(ライク)は日程入力だけでガントチャートが自動で作成でき、タスクの割り振りや変更もクリック&ドロップで簡単にできるタスク管理ツールです。タスクをボード(カンバン)形式で表示し、誰がどのタスクを抱えているのか、プロジェクトリーダーがひと目で管理できることが特徴です。

公式サイト https://www.wrike.com/ja/
おすすめ動画解説 https://www.youtube.com/watch?v=6ej6l4K1Cig&t=6s
主要な機能 ・ToDoリスト
・カンバン
・ガントチャート
・ワークフロー
・ポートフォリオ
・AI
・コメント
・ファイル添付
・検索
・レポート
月額料金 Free
無制限ユーザー/容量2GB
無料
Team
2~25ユーザー/容量2GB
9.8ドル/ユーザー
Business
5~200ユーザー/容量5GB
24.8ドル/ユーザー
Enterprise
無制限ユーザー/容量10GB
要問合せ
Pinnacle
無制限ユーザー/容量15GB
要問合せ
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TASKWORLD

Taskworld(タスクワールド)は、視覚的タスク管理、直感性での使用に重点を置いた総合的タスク管理ツールです。複数のプロジェクトを一元管理でき、各タスクにコメントをつけることが可能です。また、用途に合わせてビューを変更したり、チャットツールを利用したりすることができます。

公式サイト https://taskworld.com/ja/
おすすめ動画解説 https://www.youtube.com/watch?v=qXWSx7ogjBU&t=2s
主要な機能 ・ToDoリスト
・カンバン
・ガントチャート
・ワークロード
・コメント
・ファイル添付
・検索
・レポート
・チャット
 
月額料金 フリー
15ユーザー/容量1GB
無料
プレミアム
容量100GB
1,200円/ユーザー
ビジネス
容量1TB
2,050円/ユーザー
エンタープライズ
容量無制限
要問合せ
左右にスクロールして見れます

Jooto

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。機能が厳選されているため、ITリテラシーがさほど高くない組織でも安心して導入できます。シンプルさはメリットにもデメリットにもなりえます。「どのようなタスクを管理したいのか」という要件が大切になります。

公式サイト https://www.jooto.com/
おすすめ動画解説 https://www.youtube.com/watch?v=6XT7Q4UUNH4&t=1s
主要な機能 ・ToDoリスト
・カンバン
・ガントチャート
・コメント
・ファイル添付
 
月額料金 無料プラン
4ユーザー/容量100MB
無料
スタンダードプラン
容量5GB
417円/ユーザー
エンタープライズプラン
容量10GB
980円/ユーザー
タスクDXプラン
容量2TB
要問合せ
左右にスクロールして見れます

個人向けのおすすめタスク管理ツール4選

タスクには個人で作業を行う「個人タスク」とチームで作業を担う「チームタスク」があります。次に、個人向けタスク管理ツールの代表的なものをご紹介します。どのツールもまずは無料で試用し、タスク管理の目的に合っているか比較してみると良いでしょう。

Google keep

Google keepは、メモ登録をメイン機能とした無料のタスク管理ツールです。Google Chromeの拡張機能を活用することで、Webサイトからもタスクを追加できるため、有料ツールと比較しても利便性が劣りません。

公式サイト https://keep.google.com/?hl=JA
主要な機能 ・チェックリスト作成
・手書きメモ・音声メモ作成
・リマインダー設定
・Gmail連携
・画像内テキスト抽出
・共有・リアルタイム編集
料金 無料
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Microsoft To Do

Microsoft To Doは、タスクやリストを確認・管理できる無料ツールです。今日やるべきタスクはもちろん、緊急度や重要度の高いタスクにフォーカスしてリストを管理できます。

公式サイト https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app
主要な機能 ・ToDoリスト
・リマインダー設定
・カテゴリ分類
・共有・リアルタイム編集
料金 無料
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ToDoist

Todoistは、クラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。 一日のやることを忘れずに取り組めるような機能が豊富で、重要なタスク・プロジェクトに集中する環境を整えることができます。

公式サイト https://todoist.com/ja
主要な機能 ・ToDoリスト
・カンバン
・コメント
・ファイル添付
月額料金 初心者プラン
5プロジェクト
ファイルアップロード5MB
無料
プロプラン
300プロジェクト
ファイルアップロード100MB
488円
左右にスクロールして見れます

Nozbe

Nozbは、工数の整理やチームでの情報共有に優れたタスク管理ツールです。外部ツールとの連携はもちろん、メール機能や高レベルのセキュリティ機能を保証しています。チームでの活用はもちろん、個人のタスク管理にも最適です。

公式サイト https://nozbe.com/ja/
主要な機能 ・ToDoリスト
・コメント
・ファイル添付
 
月額料金 無料プラン
3ユーザー/容量500MB
無料
Premium
容量20GB
1,180円/ユーザー
Business
容量無制限
1,780円/ユーザー
左右にスクロールして見れます

タスク管理ツールはPlacul(プラカル)がおすすめ

様々なタスク管理ツールがあることがわかりましたが、一番におすすめしたいのは、日常業務のタスク管理(ToDo)と目標をリンクさせ、セルフマネジメント力を育てるPlacul(プラカル)です。Placul(プラカル)でできることをご紹介しましょう。

Placul(プラカル)でできること

● 目標設定・管理
作業期間における目的を共有し、目的を達成するための目標を設定します。
目標は設定時に自信度が設定でき、自信度の変化により状況を把握することができます。また、定期的に達成度を自ら振り返ることができます。

● スケジュール・タスク管理
作業内容をタスクに落とし込み、担当メンバーや作業期間を設定します。関連する目標に紐付けることも可能です。タイムラインでタスクの作業期間や状況を見える化します。

● タスクごとのコメント
コメントのやり取りでメンバーとコミュニケーションを取ることができます。
コメント欄はタスクごとに設けられており、散漫な会話を防止します。

● タスクごとのノート機能
タスクごとにノート機能を設けています。
箇条書き形式とマインドマップ形式の2種類の入力形式で、アイデアやノウハウを簡単に共有できます。

● ファイル共有
各タスクやコメント欄にはファイルの添付が可能です。
プロジェクトに必要なデータを素早くメンバーと共有することができます。

● 2種類のお知らせ通知
重要度な通知とそれ以外に分けて通知されるため、重要な通知の見逃しを防止できます。
また、同じ情報源の通知をまとめて通知することで、通知により作業が阻害される頻度を少なくしています。

このように、Placulを活用すれば、仕事や業務(タスク)におけるコミュニケーションの質を変え、また個々人の知見や個性の発揮場所を提供することから、チームで仕事する場合のコラボレーション方法を確実に変化させかつ効率化を実現します。

Placul(プラカル)のエディション

Placul(プラカル)のエディション

● スタンダード
月額900円/ユーザー、年額10,260円/ユーザー(年間契約の場合)
※プロフェッショナルとエンタープライズは今後順次提供予定です。

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まとめ

タスク管理を上手く行うための方法やそのポイントと注意点について述べてきました。タスク管理というのは極めて有用なビジネススキルであり、このスキルの高い人には特徴があることも分かりました。タスクを見える形にし、優先順位やスケジュール策定を正しく行うことがタスク管理を上手く行うための基本です。これを実現するため、タスク管理ツールなどの支援ツールを積極的に活用することも大切です。

また、ここまで見てきたように、タスク管理ツールに搭載されている機能は製品によって異なります。想定するユーザーのITスキルレベルや料金の考え方も異なります。「なぜタスク管理ツールを導入するのか」「導入によってどのような成果を得たいのか」を明確にしたうえで、目的に合致する機能を搭載し、成果に見合う料金体系のツールを選択しましょう。

タスク管理を上手く行うことで、業務を効率化できるだけでなく、業務の品質も上がります。そして、業務品質の向上は、チームや部門、そして組織全体の生産性の向上にもつながります。タスクを上手く管理することを目指すことで損をすることは何ひとつありません。ぜひこのページを参考にして、「仕事のやりかたをどうやって改善しようか」について検討してみてください。

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この記事の執筆者

データ連携EDIETL

データ・アプリケーション
データ活用研究チーム

データ活用・データ連携のお役立ちコラム

経歴・実績
株式会社データ・アプリケーションは、日本を代表するEDIソフトウェアメーカーです。設立は1982年、以来EDIのリーディングカンパニーとして、企業間の取引を円滑に効率化するソリューションを提供しています。1991年からは日本の標準EDIの開発やSCM普及にも携わっており、日本のEDI/SCM発展に寄与してきました。
現在は、EDI/SCM分野のみならず、企業が所有しているデータの活用についてもビジネススコープを広げています。ハブとなるデータ基盤提供を始めとして、さまざまな角度から幅広く研究・分析を行っており、その提言を通じて日本企業のDX推進を後押ししています。


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