Case Study導入事例

制御機材株式会社制御機材株式会社

商社・卸ACMS B2B LEPDF

ACMS B2B LEと「FAX 連携機能」の合わせ技で、
注文、見積業務の完全自動化を実現

  • 課題
    250社のサプライヤーへ、注文等のFAX 送受信を約3名専任で一日中対応
    1日300枚以上発生する帳票のファイリングや検索に業務時間を浪費
  • 評価
    サプライヤーとの自動注文が可能になり、1名でこなせるほど業務が効率化
    生まれた人員で見積業務も遂行でき、業務スピード向上、営業強化が実現

250社に対する注文書の送受信に約3名のスタッフがかかりきり

制御機材株式会社は、製造業を中心に広く用いられる空気圧制御、油圧制御などの産業用自動制御機器や装置を一手に販売する商社である。そればかりではなく工場で必要とする備品も調達しており、同社の取り扱い品目は数万点単位のオーダーに上る。

同社では、全国16拠点の営業所で受けた注文を基幹システムである専用端末に入力し本社の業務部で取りまとめ、サプライヤーに一括発注する体制を取っている。またサプライヤーからFAXで送られてきた納期回答は、その逆に業務部が各営業所へ伝達する。

注文の7割は同社が特に強みを誇るSMC製空気圧制御機器で、その部分については自動化が完成していた。問題は残り3割の注文だった。サプライヤーの企業規模がさまざまであることから、この部分についてはPC-FAXにより手作業で対応していた。3割といってもサプライヤーの数は約250社あり、日々200~300件の注文書送信が発生した。そのため、2名の専任スタッフに兼任スタッフも加わって一日中対応に追われていた。

2011年に入って、この様子を見ていたある役員が、自動化を視野に入れた業務工数削減を提案する。これを受けて業務部では、これらのサプライヤーの間でも実現可能なEDIの導入を検討することになった。

ACMSが提供する複合機を使ったFAX連携機能を選択

EDIの導入にあたり複数のサービスを比較検討した結果、業務部は日立製作所が運用するTWX-21を採用した。これは、クラウド型の企業間ビジネスメディアサービスであり、日本最大級の規模を誇っている。TWX-21と基幹システムとの連携に、データ・アプリケーションのACMS B2B LEを採用。既にこの組み合わせは、豊富な導入実績を誇っていた。同社業務部も、TWX-21が他のサービスに比べて抜きん出た導入実績を有している点を高く評価。また、経験豊かなシステムエンジニアによる充実したサポート、リーズナブルなコストも大きな選択理由となった。

TWX-21により、約250社に上るサプライヤーのうち、全取引件数の7割近くを占める30社とEDIが実現した。しかし、取引件数は少ないものの、なお200社以上のサプライヤーとの手動によるPC-FAXが残った。

そこで浮上したのが富士ゼロックスの複合機ApeosPortとの連携による自動FAXソリューションだ。これは、日々オフィスで使われている複合機へACMS B2B LEからEDIデータを送信し、複合機内で帳票に仕立てた後、サプライヤーに自動的にFAXを送るというものだ。また、複合機は、注文書の送信のみならず、納期回答などサプライヤーからのFAX回答も電子帳票として受信・管理ができるというメリットもあった。ACMS B2B LEは、ApeosPortと通信を仲介する富士ゼロックスのEDI連携FAX 送信ボックスと連携する「FAX 連携機能」を用意している。それを導入すればすぐに実現可能だった。

これは、新たにFAXサーバやモデム、電話回線を敷設することなく、なじみのある複合機を有効利用しながら自動発注の相手を増やせるという利点がある。またサプライヤー側でも追加投資は必要なく、業務フローも変わらない。

この提案は業務部に受け入れられ、実際構築してみるとうまくいった。株式会社 日立ソリューションズ・ビジネス 松山英典氏は、このプロセスを次のように振り返る。「ACMS B2B LEと『FAX 連携機能』の導入により、制御機材様の基幹システムとTWX-21、そして、ApeosPortといった異なるデータレイアウトを持つシステムやサービスを、意識することなく連携することに貢献してくれました。こうした機能を一から開発するとなると大変ですが、おかげで迅速にリリースすることができました」

自動FAX 送信が難なく成功したため、業務部ではサプライヤーからの納期回答FAXも、ApeosPortで受信し、この上で電子帳票を扱うためのソフトウェア「DocuWorks」で一元管理する事により、調達部と営業部との業務連携がはかれた。

注文業務が1名で対応可能に新たに見積業務にも取り組む

ACMS B2B LEと「FAX 連携機能」をベースに構築した“自動注文システム”の推進により、約250社のほぼすべてを対象としながらも、業務部では注文業務をスタッフ1名で対応できるようになった。PC-FAX時代には送信に独自の業務ノウハウが必要だったが、自動化を進めたおかげで誰もが送信業務を行えるため、業務の平準化が実現している。現場運用担当者の制御機材株式会社 業務部 福田初美氏は次のように語る。「通常は日に3回、指定時間に自動送信していますが、急を要するときはACMS B2B LEの管理画面を立ち上げて手動で送信します。たった3クリックで大量の注文送信が一気に行えるので、サプライヤーさんから『今すぐ注文くれれば在庫が引き当てられる』と要望されたときなどに、融通が利いて助かっています」

ApeosPortに関しては、DocuWorksで簡単にファイル管理が行えるようになったことが大きいようだ。紙の時代にはファイリング管理が必要だったが、その作業が一切なくなった。1日300枚ずつ消費していたFAX用紙も不要になっている。営業所から問い合わせがあっても、注文書や納期回答書を自席で時間をかけずに検索してすぐさま対応することができるため、業務効率が大幅に向上した。

業務部では、注文業務がスタッフ1名で対応できるようになったため、新たな業務に取り組むことにした。それについて、制御機材株式会社 業務部 斉間浩氏は次のように語る。「人員に余裕ができたため、これまで営業所で行っていた見積業務を業務部で担うことにしました。また、今まで見積の数字についてはExcelで管理し、注文段階になって初めて専用端末に入力していたのですが、二度手間なので見積段階から直接専用端末に入力、ここから一気通貫でデータを再利用できる体制を整えました」

これによって、顧客に対してより迅速な注文対応が可能になり、営業現場がより営業に専念できるようなった。

今後、業務部では、納品業務、出荷業務など注文の後工程についても、こうした業務自動化を検討し、さらなる効率化向上を発展させていこうと構想を広げている。

構成図
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